3.1 NA, NGI e número de matrícula#
O NA é o número usado para associar a folha de respostas ao aluno. Os materiais também o chamam de “número associado”. Dentro de um mesmo cadastro, o NA deve ter tamanho padronizado e apenas dígitos numéricos. O manual de campos apresenta o intervalo de 5 a 10 caracteres.
O NGI, Número Geral de Identificação, é a referência de identificação utilizada internamente e na continuidade dos registros. O NA pode mudar entre anos ou séries; por isso, não deve ser tratado como único identificador permanente do histórico.
O campo numero é auxiliar e pode guardar, por exemplo, o registro de matrícula da instituição. Ele não é automaticamente sinônimo de na nem de ngi.
| Campo | Para que serve | Cuidado principal |
|---|---|---|
nome | Identificação nominal do participante | Conferir grafia e possíveis homônimos |
na | Associar respostas e identificar o aluno nas rotinas documentadas | Preservar o tamanho e os zeros à esquerda |
ngi | Identificação interna e continuidade do registro | Evitar alteração casual de valores existentes |
numero | Referência auxiliar, como RM | Não confundir com a chave selecionada na importação |
cpf | Identificação complementar e uso nas opções de importação | Conferir a origem e a regra de associação ao NGI |
fr, gr, sl | Organização dos participantes | Validar a combinação dos três campos |
turma, curso | Descrição e filtragem | Manter coerência com os agrupamentos |
obs | Observação curta | Registrar informação útil à operação |
pasta | Referência de importação do Matriculando | Utilizar conforme a integração adotada |
Exemplo: se o cadastro trabalha com sete dígitos, 0012345 deve continuar com sete dígitos em todas as etapas. Ao preparar uma planilha, confira se o Excel não retirou zeros à esquerda.
3.2 Localizar, filtrar e separar participantes#
A tabela de cadastro reúne os dados dos alunos. O localizador permite procurar por nome ou número. Para trabalhar com apenas parte do cadastro, use os filtros antes de editar, exportar ou imprimir.
- Posicione o cursor na célula cujo conteúdo deseja usar como filtro.
- Pressione Ctrl+F. O sistema monta o filtro correspondente.
- Repita em outra célula para acrescentar um critério.
- Confira a população exibida antes de executar a operação desejada.
O exemplo documentado combina turma='C01A' and gr='A01'. O editor de filtros admite condições escritas e conectores and e or, aplicados com Enter. Os combos apresentam valores já encontrados no cadastro e oferecem outra forma de filtrar.
Para selecionar participantes individualmente, use Espaço na tabela e ative o filtro de marcados. A ativação ou desativação cadastral pode ser feita pelo botão correspondente ou pelo atalho Ctrl+D, conforme o manual dessa tela. Não confunda desativar um registro com apagá-lo.
3.3 Importação de planilha Excel#
Prepare a planilha com os nomes dos campos na primeira linha. O exemplo de cabeçalho apresentado no material é:
nome | na | numero | fr | gr | sl | turma | curso | obs
A chave de importação determina como relacionar uma linha ao cadastro e distinguir inclusão de atualização. O material apresenta NA, NGI e CPF entre as possibilidades; confira no painel a chave efetivamente escolhida.
- Escolha o cadastro de destino.
- Abra a importação Excel e selecione a planilha.
- Confira as colunas reconhecidas e a chave de correspondência.
- Verifique o número de dígitos esperado para o NA.
- Examine a tabela temporária e seus estados: novos, atualizações, repetições e erros de NA.
- Corrija os problemas de identificação e revise as opções de atualização.
- Efetive a importação e confira os registros resultantes.
A conferência por nome compara os nomes em maiúsculas e sem acentos. Isso ajuda a detectar repetições, mas exige atenção a homônimos. A conferência de CPF é uma opção adicional.
Atualização do NGI#
A opção atualiza NGI permite atualizar esse valor a partir da planilha, desde que ele não seja a própria chave de indexação. A opção usar CPF → NGI influencia a formação ou atualização do identificador conforme a combinação de opções do painel.
O material registra que, com atualização habilitada, o CPF pode substituir o NGI; com atualização desabilitada, um NGI já existente é mantido. Antes de importar sobre uma base existente, confira a intenção de cada opção com o responsável pelo cadastro. Uma atualização do identificador interfere na associação entre registros.
Colunas ausentes#
Na importação documentada, a ausência de nome faz o sistema usar o valor de NA como nome. A ausência de fr, gr e sl gera zeros; outros campos auxiliares ficam em branco. Esses preenchimentos automáticos permitem concluir a operação, mas não dispensam a revisão dos dados antes da emissão ou publicação dos boletins.
3.4 Importação de texto e convidados#
A importação TXT usa copiar e colar. Cada linha pode conter apenas o nome ou o formato NOME;CPF. O CPF é facultativo.
- Prepare uma pessoa por linha.
- Copie o texto e cole no painel de importação.
- Defina os campos complementares do lote, como FR, GR, SL e curso.
- Execute a verificação de repetidos e novos.
- Confira o resultado antes de importar.
Os nomes são normalizados para maiúsculas e sem acentos. A verificação descrita usa o nome como chave e não importa nomes iguais. NA e NGI são gerados automaticamente nessa rotina, com as opções de identificação previstas no painel.
A função de convidados cria registros para participantes eventuais. O material mostra a filtragem por curso='convite' e a impressão de uma lista de convidados. Confira os números atribuídos e o agrupamento antes de distribuir as folhas.